5 tips para organizar tu tiempo
Organizar el tiempo es una habilidad que trae consigo beneficios en la vida personal y en el trabajo. De hecho, es una de las habilidades que se evalúan para darle una posición gerencial o directiva a una persona pues el tiempo es un recurso muy valioso en las empresas y grandes corporaciones. También es una habilidad que solemos encontrar en los líderes de equipos pequeños de alto desempeño.
La buena noticia es que puede ser muy fácil utilizando las técnicas adecuadas. Hay un sinfín de contenidos (libros, artículos, páginas de internet, y etcétera) que hablan sobre algunas de esas técnicas. Hoy quiero compartirte cuáles son las que más me han servido y quizá ahorrarte una búsqueda intensa a través de los medios que ya comenté para el mismo fin.
Es cuestión de prioridades
En el libro de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey (o en su versión alternativa de los 7 hábitos de los adolescentes altamente efectivos, de su hijo: Sean Covey) se expone un método para clasificar todas las actividades en base a su urgencia e importancia de acuerdo a la siguiente tabla:
No importante
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IMPORTANTE
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No urgente
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¡Urgente!
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Cabe mencionar que algunas actividades cambian de cuadrante conforme pasa el tiempo. Por ejemplo: la preparación para un examen. Dicha preparación siempre es importante, porque sin ella reprobaríamos el examen. Y ¿es urgente? depende: si nos preparamos con tiempo entonces no lo será, pero si lo hacemos un día antes del examen lo será (y mucho, por cierto).
Con esto claro, puedo ahora comentarte cómo se sugiere asignar prioridades (tomar la decisión de qué hacer primero) a las actividades que tengas por hacer:
Tip #1
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1. Aquello que es importante y urgente (cuadrante 4).
2. Aquello que es importante pero no urgente (cuadrante 2).
3. Aquello que no es importante, pero es urgente (cuadrante 3).
4. Aquello que no es importante y tampoco urgente (cuadrante 1).
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Así pues, como primer paso en la planeación de nuestro tiempo hay que asignarle un orden a las actividades que pretendemos hacer para después asignarles un tiempo.
El tamaño sí importa
¿Te ha pasado que cuando regresas de un viaje no cabe lo que habías llevado en la maleta? Algo parecido puede suceder con nuestra planeación del tiempo si no empleamos la técnica adecuada para organizarlo.
Cada una de nuestras actividades por hacer nos tomarán un tiempo para realizarse. Para que podamos asignarle un tiempo a todas ellas podemos emplear lo siguiente:
Tip #2
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Planificar primero las actividades que nos vayan a tomar más tiempo. Y después, asignar los tiempos disponibles a las tareas que toman menos tiempo.
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Resulta ser que si lo hacemos al revés, nos encontraremos con muchas dificultades para asignarle tiempo a las actividades que duran mucho tiempo (aunque de principio haya sido muy fácil colocar las que toman poco tiempo).
Por ejemplo, si en la semana tengo que tomar un curso en línea al que tengo que dedicarle 4 horas al día, más vale primero reservar tiempo para ese curso. Esto antes incluso que fijar un tiempo a las actividades que duran menos como: felicitar por Facebook a mis amigos por sus cumpleaños, checar el correo electrónico, imprimir una tarea para la escuela o reporte para el trabajo, y etcétera. Porque si lo hacemos al revés podemos encontrarnos con la dificultad de que no haya un espacio de 4 horas para el curso en uno o varios días. En cambio, si primero fijamos las 4 horas de cada día para el curso, así garantizamos la realización de esa tarea y las demás seguirán siendo fáciles de planear.
Toma en cuenta tus transportes
Cuando tus actividades implican que vayas de un lado a otro, puede que te encuentres con la dificultad de que el tiempo que te toma transportarte sea mayor al que suponías y se estropeén tus planes de todo el día. Y ninguno de nosotros está libre de este mal: el transporte público varía sus tiempos dependiendo de la cantidad de gente que transporta y el automóvil puede no ser de gran ayuda en un día con tráfico.
Por lo anterior, es importante...
Tip #3
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Reserva un tiempo entre tus actividades para tu transporte.
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Sería atrevido de mi parte decirte cuánto tiempo reservar para toda ocasión. Sin embargo puedo comentarte que puedes conseguir buenas estimaciones de tiempo de transporte utilizando Google Maps: busca tu destino y pídele la ruta a seguir para llegar ahí. Google Maps te dará el dato de cuánto tiempo estima que te tomará transportarte de tu punto actual a ese lugar (y puedes también cambiar el inicio de la ruta a un lugar diferente al que te encuentras actualmente). Alternativamente, mide tus tiempos de transporte cuando salgas y te será también una buena herramienta.
Una semana
En varias de las fuentes que consulté, se sugiere planificar semanalmente. Ninguna me dió una razón específica de porqué hacerlo así, y no diariamente, o mensualmente, o cada 17 días... mas sin embargo verás que la mayoría de las agendas (y aplicaciones) tienen este formato.
No recomiendo planear día a día, porque con mucha frecuencia nos encontramos con responsabilidades que tienen fechas de entrega de al menos una semana. También nos pondríamos en dificultades si intentáramos colocar todas nuestras actividades en un solo día tratando de decidir cuáles actividades dejar sin planear.
Hay agendas que traen un planificador mensual, que aunque de primera instancia sirve para recordar en qué día se entrega o debemos hacer algo (cumpleaños, pagos, etcétera), no suelen dar detalles de las horas del día (lo cuál suele ser importante para algunas de nuestras actividades).
Planificando semanalmente permite identificar un día de forma rutinaria para hacer el plan de la siguiente semana. Por ejemplo, podríamos dedicarnos todas las mañanas de los domingos a hacer nuestro plan semanal y forjar un hábito consistente al respecto.
Así pues, por razones prácticas y para desarrollar un buen hábito se recomienda...
Tip #4
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Planificar semanalmente
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Una última palabra
Esto último que te quiero decir no lo he sacado de ninguna página sino de mi mera experiencia: hay que mantener cierta tolerancia y flexibilidad con uno mismo. Más aún si es la primera vez que intentas organizar tu tiempo.
Aunque he forjado el hábito de planear mi tiempo, con frecuencia realizo cambios de los planes durante su ejecución. Sin embargo, haber hecho un plan sigue teniendo el beneficio de que se garantiza la ejecución de nuestras actividades.
Tip #5
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Sé flexible contigo.
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Conforme pasa el tiempo voy aprendiendo nuevos trucos que me permiten hacer planes más consistentes y menos vulnerables a cambiar. Organizar el tiempo es un arte, y como todo arte hay que practicarlo para llegar a la madurez de la misma.
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